Avant de commencer
Cet article donne des repères généraux ; ce n'est pas un avis juridique. Pour une question précise, adressez-vous à votre directeur ou directrice d'école, à votre IEN ou au délégué à la protection des données (DPD) de votre académie.
L'essentiel en 30 secondes
- Un carnet de suivi numérique est un traitement de données personnelles de mineurs : le RGPD s'applique.
- Dans les écoles publiques, le responsable des traitements est le DASEN. Un outil utilisé avec les données des élèves doit pouvoir être inscrit au registre des traitements.
- Avant d'adopter un outil : savoir où sont les données, qui y accède, combien de temps elles sont gardées et comment elles sont protégées.
- Les photos et enregistrements relèvent aussi du droit à l'image, que les deux parents exercent en commun.
Pourquoi le carnet numérique demande de la vigilance
Un carnet de suivi papier reste généralement dans la classe et circule entre l'école et la famille. Un carnet numérique, lui, peut être copié, synchronisé, partagé ou stocké chez un prestataire en un clic. Or il contient précisément le type de données que le RGPD protège le plus :
- l'identité de l'enfant (prénom, nom, parfois date de naissance) ;
- son image et sa voix (photos, vidéos, enregistrements) ;
- des observations sur son développement, ses réussites et parfois ses besoins ;
- souvent, les coordonnées de ses parents.
Il s'agit de données concernant de jeunes enfants, qui ne peuvent pas comprendre ce qu'on en fait. C'est aux adultes de les protéger.
Qui est responsable des données ?
Dans le premier degré public, le ministère indique que le responsable des traitements de données est le directeur académique des services de l'Éducation nationale (DASEN) ; dans le second degré, c'est le chef d'établissement. Cela a deux conséquences pratiques pour l'enseignant :
- ne pas décider seul d'utiliser un service en ligne avec les données de ses élèves : en parler à la direction de l'école, qui sait comment l'outil peut être inscrit au registre des traitements de l'académie ;
- informer les familles des outils numériques utilisés, par exemple lors de la réunion de rentrée ou du conseil d'école.
L'académie de Paris rappelle aussi qu'un service affichant « conforme RGPD » n'est pas pour autant inscrit au registre, et qu'accepter des conditions d'utilisation sans les lire engage celui qui les accepte.
Dans les écoles privées, l'organisation diffère : renseignez-vous auprès du chef d'établissement.
Les questions à poser avant de choisir un outil
Quel que soit l'outil envisagé (application dédiée, espace numérique de travail, simple tableur), ces questions permettent de se faire une idée claire. Un éditeur sérieux doit pouvoir y répondre précisément.
| Question | Ce qu'il faut regarder |
|---|---|
| Où sont stockées les données ? | Sur votre ordinateur, sur un serveur de l'éditeur, chez un hébergeur tiers ? Dans l'Union européenne ou hors de l'Union ? |
| Qui peut y accéder ? | Vous seul, l'équipe, l'éditeur, des prestataires (hébergement, envoi d'e-mails, intelligence artificielle) ? |
| Pour quoi faire ? | Les données servent-elles uniquement au carnet, ou aussi à de la publicité, des statistiques, l'entraînement d'une IA ? |
| Combien de temps ? | Une durée de conservation est-elle prévue ? Peut-on tout supprimer facilement en fin d'année ou de cycle ? |
| Comment sont-elles protégées ? | Mot de passe, chiffrement, sauvegardes, journal des accès. |
| Peut-on récupérer ses données ? | Export dans un format ouvert (PDF, fichier) pour changer d'outil sans tout perdre. |
| Que collecte l'outil ? | Seulement le nécessaire. Une date de naissance ou l'e-mail des parents sont-ils vraiment utiles ? |
Stockage local ou en ligne : deux logiques différentes
Les outils de carnet numérique se rangent en deux grandes familles, avec chacune ses points d'attention.
Données stockées en ligne
Pratique pour partager avec les familles et travailler depuis plusieurs appareils. À vérifier : l'hébergeur, le pays de stockage, le contrat de sous-traitance avec l'éditeur, les accès de l'éditeur aux données.
Données stockées sur l'ordinateur
Les données ne quittent pas votre appareil, ce qui limite fortement les risques de fuite. À vérifier : le mot de passe de la session, les sauvegardes régulières (une panne fait tout perdre), et ce que l'outil envoie éventuellement en ligne (IA, licence).
Photos, vidéos et droit à l'image
Le droit à l'image s'ajoute au RGPD. Il découle du droit au respect de la vie privée (article 9 du code civil), et la loi du 19 février 2024 visant à garantir le respect du droit à l'image des enfants a précisé que les parents protègent en commun le droit à l'image de leur enfant mineur, en l'y associant selon son âge et sa maturité.
Ce qu'il faut prévoir
- Une autorisation écrite des responsables légaux, en général recueillie en début d'année. Vérifiez qu'elle couvre bien les prises de vue pour le carnet de suivi, y compris sous forme numérique et, le cas échéant, les enregistrements audio et vidéo.
- Des usages précis : l'autorisation doit dire à quoi serviront les images, sur quels supports, pendant combien de temps et qui y aura accès.
- Une durée limitée : l'académie de Paris rappelle que les photos ne doivent pas être conservées au-delà de la durée prévue par l'autorisation, généralement un an, puis supprimées des ordinateurs, tablettes et sites.
- Une solution pour les enfants non autorisés : photographier leurs productions plutôt qu'eux-mêmes, ou cadrer sur les mains.
Carnet de l'enfant ou publication : ce n'est pas la même chose
Une photo placée dans le carnet d'un enfant et remise à sa famille n'a pas la même portée qu'une photo publiée sur un blog de classe, un espace partagé avec toutes les familles ou un réseau social. Les autorisations distinguent souvent ces usages : vérifiez lesquels sont couverts.
Le piège de l'arrière-plan
Le carnet d'un enfant est vu par sa famille, qui n'a aucun droit sur l'image des autres élèves. Sur chaque photo, seul l'enfant concerné devrait être reconnaissable. Un cadrage serré ou une prise de vue de dos ou de profil règle la plupart des situations.
Partager le carnet avec les familles
- Chaque famille ne reçoit que les données de son enfant. Évitez les dossiers partagés, les liens publics et les groupes de messagerie.
- Utilisez un canal maîtrisé : remise en main propre, outil prévu par l'école, ou fichier transmis individuellement.
- Utilisez votre adresse professionnelle et non un compte personnel, comme le recommande l'académie de Paris, pour ne pas mélanger données personnelles et professionnelles.
- Pensez aux familles sans équipement : une version imprimée doit rester possible.
Et l'intelligence artificielle ?
De plus en plus d'outils proposent une aide à la rédaction des commentaires ou des appréciations par IA. Elle peut faire gagner du temps, à condition de savoir ce qui est envoyé, et à qui.
- Ne transmettez jamais le nom et le prénom d'un élève à un service d'IA grand public. Un outil bien conçu remplace le prénom par un marqueur avant l'envoi, puis le réinsère sur votre ordinateur : c'est ce qu'on appelle la pseudonymisation.
- Vérifiez que les données ne servent pas à entraîner le modèle du fournisseur.
- Relisez toujours : le commentaire reste celui de l'enseignant, qui en est responsable.
Combien de temps conserver les données ?
Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Pour un carnet de suivi, une logique simple se dégage :
- Pendant le cycle 1, le carnet est tenu et suit l'enfant s'il change d'école.
- En fin de maternelle, le carnet est généralement remis à la famille, par exemple sous forme de PDF ou imprimé.
- Ensuite, les données numériques n'ont plus de raison d'être conservées par l'enseignant et peuvent être supprimées, en tenant compte de la durée prévue par les autorisations de droit à l'image.
Si votre école ou votre académie a fixé des durées précises, ce sont elles qui s'appliquent.
La liste de contrôle
- La direction de l'école connaît l'outil utilisé et sait s'il est inscrit au registre des traitements.
- Les familles ont été informées de l'usage d'un carnet numérique.
- Les autorisations de droit à l'image couvrent le carnet de suivi, sous sa forme numérique.
- Je sais où sont stockées les données et qui peut y accéder.
- Aucun nom d'élève n'est envoyé à un service d'IA.
- Sur les photos, seul l'enfant concerné est reconnaissable.
- Mes données sont sauvegardées et mon ordinateur est protégé par un mot de passe.
- Je sais comment supprimer les données en fin de cycle.
Questions fréquentes
Ai-je le droit d'utiliser une application pour mon carnet de suivi ?
Oui, aucun texte n'impose un carnet papier. Comme l'application traite des données d'élèves, parlez-en à la direction de votre école : dans le public, le responsable des traitements est le DASEN et l'outil doit pouvoir être inscrit au registre des traitements de l'académie. Informez aussi les familles.
Faut-il l'autorisation des parents pour photographier les élèves ?
Oui, une autorisation écrite des responsables légaux est nécessaire pour utiliser l'image d'un enfant. Depuis la loi du 19 février 2024, le code civil précise que les parents protègent en commun le droit à l'image de leur enfant. L'autorisation doit préciser les usages, les supports et la durée.
Un carnet numérique stocké sur mon ordinateur est-il concerné par le RGPD ?
Oui, le RGPD s'applique quel que soit le lieu de stockage. Le stockage local réduit cependant les risques liés aux serveurs et aux prestataires. Il demande en contrepartie de sauvegarder régulièrement et de protéger l'accès à l'ordinateur.
Peut-on envoyer le carnet aux parents par e-mail ?
C'est possible si chaque famille reçoit uniquement le carnet de son enfant, depuis votre adresse professionnelle et à l'adresse fournie par la famille. Évitez les envois groupés, les liens publics et les messageries personnelles.
Peut-on utiliser l'IA pour rédiger les commentaires du carnet ?
C'est possible à condition de ne jamais transmettre l'identité de l'élève : le prénom doit être remplacé par un marqueur avant l'envoi. Vérifiez que le fournisseur n'utilise pas les données pour entraîner son modèle, et relisez toujours le texte produit.
Sources
- Ministère de l'Éducation nationale, La mallette des parents, protection des données personnelles des élèves.
- Académie de Paris, Choisir une application ou un service en ligne : garantir la protection des données de nos élèves.
- Loi n° 2024-120 du 19 février 2024 visant à garantir le respect du droit à l'image des enfants, présentation par la Commission européenne.
- Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données (RGPD).
Rédigé par Selim Ozdemir, enseignant et créateur d'Elle est sue. Ce guide s'appuie sur les textes officiels cités en sources ; il est relu et mis à jour à chaque évolution réglementaire. Une erreur, une question ? Écrivez-nous.